Judul: Dengan ERP, Hansen Bershasil Merambah Dunia

Latar Belakang
Hansen Product adalah perusahlaan pembuat sambungan pipa dan katup di New Zealand yang didirikan sejak tahun 1979. Perusahaan merupakan pemanufaktur utama sambungan pipa polithen, sambungan pipa berulir dan katup”foot and check” aliran tinggi yang ditujukan untuk kebutuhan agrikultur, hortikultur, kelautan dan permesinan dalam dan luar negeri. Hansen lebih memfokuskan pemasarannya untuk ekspor dan memiliki jaringan pemasaran di delapan Negara yaitu Australia, Inggris, Kanada dan beberapa Negara di Asia.
Untuk menangani kegiatan perusahaan seperti perencanaan, produksi dan penjadwalan Hansen menggunakan system keuangan yang bergantung pada beberapa spreadsheet yang berbeda-beda. Sistem yang ada tidak terpadu, sehingga sering terjadi duplikasi informasi yang menyebabkan pembuatan system control inventori menjadi sangat lambat. Ada sangat banyak data yang harus dimasukan secara manual ke berbagai lembar kerja(spreadsheet). Perencanaan sangat sukar dilakukan karena beberapa bahan baku diproses diluar system utama. Sistem yang ada juga masih mempunyai kendala dalam memproses permintaan yang berbasis mata uang asing.

Penerapan
Setelah melakukan penilaian atas berbagai alternative yang ada, perusahaan memutuskan membeli Microsoft Business Solution Axapta, yang pada saat itu merupakan produk terbaru. Axapta dipilih karena dipandang mampu memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Untuk keperluan tersebut, perusahaan membentuk team yang diketuai oleh langsung oleh managing director, Carl Hansen dengan didampingi konsultan IT dari Network Management. Team ini antara lain bertugas menentukan kebutuhan bisnis kunci sedari awal, yang penting bagi perusahaan. Perusahaan melakukan kustomisasi setiap bagian dari satu system yang utuh untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan mengoptimalkan keuntungan-keuntungannya. Implementasi membutuhkan waktu enam bulan dan dilakukan secara bertahap. Seluruh karyawan yang terlibat mendapatkan pelatihan yang sesuai sebelum implementasi dilakukan di suatu bagian/fungsi dalam perusahaan.

Setelah implementasi
Enam bulan setelah solusi diterapkan, Axapta dapat dapat mencakup dengan baik semua kebutuhan meliputi aspek keuangan, manufaktur, inventori dan prakiraan. Peningkatan efisiensi terjadi antara lain proses manufactur, membuat proses perencanaan produksi dan penjadwalan yang lebih ketat. Perusahaan juga dapat membuat perkiraan jumlah yang diproduksi untuk memenuhi pasar ekspor dengan lebih baik. Karyawan terbebas dari memasukan data atau informasi yang sebelumnya terduplikasi, sehingga punya lebih banyak waktu untuk lebih focus ke aspek bisnis yang penting.
Pelanggan secara otomatis akan dikirimi e-mail yang menyatakan bahwa pesanan telah diterima, dan pada saat produk dikirim perusahaan juga mengirimkan e-mail yang menjelaskan perkiraan kiriman akan sampai serta sarana yang dipakai. Perusahaan juga dapat lebih memberdayakan karyawan sehingga dapat memberikan layanan yang baik bagi pelanggannya. Axapta dapat merinci dengan tepat produk-produk yang dibutuhkan untuk diproduksi dan dirakit serta dapat menunjukan produk yang potensial dalam waktu dekat.
Perusahaan sendiri masih melakukan perekaman beberapa jenis data dengan aplikasi selain Axapta, tetapi perusahaan sudah merencanakan untuk membuat seluruh perekaman data menggunakan Axapta. Perusahaan juga menginginkan agar semua proses tersentralisasi dan terbarui secara terus menerus hanya dalam satu system.
Sumber: Learn from others, e-Bizz Asia, Agustus 2004

Analisa
Faktor yang menentukan keberhasilan penerapan ERP pada Hansen:
1.Dukungan dan komitmen top management (yang engage) dalam implementasi system yang baru. Hal tersebut terbukti dengan pembentukan team yang diketuai langsung oleh managing director. Managing director dapat mengambil keputusan dengan cepat untuk merespon segala hal yang dibutuhkan atau yang harus dilakukan selama proses pengembangan dan implementasi system yang baru. Keterlibatan top management juga membuat karyawan lebih mempunyai motivasi dan komitmen untuk melakukan pengembangan dan implementasi system yang baru.
2.Kemampuan team merumuskan hal-hal yang dibutuhkan perusahaan dengan tepat, sebelum memilih solusi yang akan dipakai, perusahaan terlebih dahulu mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan kunci dalam bisnisnya. Hal tersebut membuat solusi yang dipilih benar-benar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan bahkan sampai beberapa waktu mendatang. Identifikasi kebutuhan juga membuat perusahaan dapat lebih mudah melakukan kustomisasi terhadap solusi yang akan dipilih, agar dapat dimanfaatkan dengan optimal. Hal tersebut membuat system yang dibeli, kemudian dikustomisasi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kustomisasi dilakukan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan sehingga hasilnya benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan business process dalam perusahaan.
3.Pemilihan konsultan yang tepat sehingga dapat melakukan kustomisasi dengan baik sesuai dengan business process yang ada. Konsultan dipilih untuk membantu perusahaan agar solusi dapat diterapkan dengan baik dan terkendali. Konsultan memiliki keahlian dan pengalaman yang memadai dalam penerapan system yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai acuan atau pertimbangan yang penting. Konsultan memberikan pengetahuan dan pengalaman yang belum dimiliki oleh perusahaan.
4.Pelatihan karyawan yang memadai. Penerapan dilakukan bertahap untuk memastikan bahwa seluruh karyawan mendapat pelatihan yang sesuai. Management perubahan dilakukan dengan baik, pelatihan untuk karyawan lebih dahulu dilakukan sebelum perubahan system baru tersebut diimplementasikan disuatu area Hal tersebut membuat karyawan siap dan mampu menjalankan system baru yang akan diterapkan dan menjadi salah satu cara untuk menyelaraskan IT dengan people (dalam hal ini karyawan).

Adanya keselarasan business process, people, dan IT
Hansen menerapkan Microsoft Business Solution-Axapta dengan melakukan kustomisasi untuk mendukung business process yang ada. Kustomisasi dilakukan untuk memastikan bahwa system yang baru benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan business process dalam perusahaan. Hasilnya perusahaan dapat melakukan efisiensi dalam menjalankan operasinya serta memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan. Perusahaan juga dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik dan lebih cepat dengan mengandalkan informasi yang dikelola oleh system. Solusi yang dapat dipecahkan antara lain proses akuntansi dan keuangan, pengelolaan inventori, pemrosesan order penjualan, pemrosesan order pembelian, master planning, pemrosesan order produksi dan penjadwalan. Sistem yang baru dapat membuat management inventori lebih efisien, penjadwalan proses produksi meningkat, dan pengendalian system pengendalian meningkat. Hal tersebut membuktikan bahwa system yang baru telah selaras dan mendukung business process dalam perusahaan. Keselarasan dengan people terlihat dari adanya dukungan dari semua pihak, dan menghasilkan karyawan lebih punya banyak waktu untuk focus pada aspek bisnis yang lebih penting. Salah satu cara untuk menyelaraskan people adalah dengan memberikan training yang semestinya. Hal tersebut akan menjadikan karyawan mampu untuk menjalankan system yang baru dengan baik.

Metode Pengembangan Sistem yang Dipilih
Perusahaan memutuskan untuk membeli aplikasi Microsoft Business Solution-Axapta dan melakukan beberapa kustomisasi untuk menyesuaikan dengan business process perusahaan. Axapta dipilih karena dianggap dapat memenuhi seluruh aspek kebutuhan perusahaan seperti keuangan, manufactur, inventori, perkiraan dan perencanaan. Perusahaan sendiri melakukan implementasi system barunya dengan metode bertahap. Axapta juga dipilih dengan alasan bahwa solusi tersebut masih baru, dalam tahap awal dalam siklus hidupnya sehingga perusahaan berharap dapat memberikan manfaat lebih optimal. Implementasi pertama dilakukan terhadap modul inventori dan keuangan dengan keseluruhan memakan waktu enam bulan. Penerapan bertahap dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan yang terlibat memperoleh pelatihan yang semestinya.

Pemanfaatan Project Management
Project management dilakukan dengan diawali dengan pembentukan tim yang diketuai oleh managing director dengan didukung oleh konsultan TI. Selanjutnya tim melakukan perencanaan dan penjadwalan, memilih aplikasi yang sesuai, melakukan kustomisasi, serta menerapkan system yang baru secara bertahap. Salah satu hal yang sangat penting adalah pelatihan yang cukup dari karyawan sehingga untuk memastikannya, perusahaan melakukan implementasi secara bertahap jadi karyawan dapat memperoleh pelatihan yang sesuai sebelum implementasi dilakukan pada tempat karyawan tersebut berada. Implementasi dilakukan setelah segala sesuatunya benar-benar siap dan mendukung. Perusahaan menentukan lingkup system yang akan dipakai, lingkup setiap bagian, setiap tahapan, serta waktu yang dibutuhkan. Waktu penerapan sendiri ditentukan dalam jangka waktu enam bulan.nj

Keselarasan antara Director Perusahaan dengan Director IS
Perusahaan memfokuskan operasinya untuk keperluan ekspor tetapi system yang lama tidak dapat mendukungnya. Alasan penerapan system baru adalah untuk membantu pertumbuhan pasar ekspornya, selain untuk menciptakan efisiensi dalam perusahaan, membantu internal proses dan meningkatkan layanan kepada pelanggannya. Setelah menerapkan system baru, perusahaan dapat memperbaiki dan mengintegrasikan berbagai macam proses seperti proses akuntansi dan keuangan, pengelolaan inventori, pemrosesan order penjualan, pemrosesan order pembelian, master planning, pemrosesan order produksi dan penjadwalan. Axapta dapat membantu menentukan produk yang potensial dalam waktu dekat sehingga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan stratejik terkait produk yang akan diproduksi serta material material yang dibutuhkannya. Perusahaan lebih mudah melakukan kegiatan menghasilkan profit dalam jangka pendek dan jangka panjang. Hal-hal tersebut sangat penting bagi perusahaan untuk mencapai visi, misi dan tujuannya.

Tantangan yang dihadapi IS Departemen
Pemilihan Axapta merupakan salah satu cara bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan bahwa teknologi informasi berkembang sangat cepat. Perusahaan memilih Axapta karena masih baru, sehingga tidak cepat usang, perusahaan juga dapat mengantisipasi cepatnya perkembangan teknologi. Karena relative masih baru, Axapta dapat dimanfaatkan dengan optimal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dimasa datang. Pada saat ini pemasukan data belum dilakukan dengan Axapte secara keseluruhan, perusahaan merencanakan untuk menghilangkan pemasukan data di luar Axapta. Keberagaman tersebut menjadi tantangan bagi IS departemen karena perusahaan menginginkan agar semua proses informasi dilakukan tersentralisasi dan terbarui secara terus menerus hanya dalam satu system. Aplikasi pemasukan data yang masih beragam menjadi suatu tantangan bagi IS spesialis perusahaan untuk dintegrasikan menjadi satu aplikasi yang tersentralisasi yaitu Axapta. Pembaharuan menjadi tantangan tersendiri karena perusahaan menginginkan agar system yang ada dapat mengikuti perkembangan yang terjadi baik dilingkungan internal maupun eksternal perusahaan.

Kesimpulan
Kesuksesan penerapan Axapta pada Hansen adalah karena faktor-faktor:
1. Dukungan penuh dan komitmen top management
2. Dukungan seluruh karyawan yang terlibat.
3. Kemampuan perusahaan mengidentifikasikan kebutuhan kunci terkait dengan penerapan IS
4. Kustomisasi yang tepat sesuai dengan business process
5. Pemilihan partner yang tepat(konsultan)
6. Training yang mencukupi untuk seluruh karyawan yang terkait

Daftar Pustaka
eBizz Asia Edisi Agustus 2004, www.ebizzasia.com
Martin, E Wainright et al. Managing Information Technology.
Ney Jersey: Prentice Hall, 2005.

Sekilas Evolusi

Setelah alam raya ini terbentuk dalam kejadian Big Bang, jagat raya pelan pelan menjadi dingin. Terbentuklah planet yang dingin termasuk bumi yang memungkinkan terjadinya proses kehidupan. Pada masa awal kehidupan di bumi, kondisi bumi sangat berbeda dengan kondisi pada masa ini. Kehidupan yang ditemukan juga sangat berbeda dengan kehidupan zaman ini.
Menurut Teori Evolusi kehidupan bermula dari suatu kehidupan yang sederhana berupa mahluk hidup bersel tunggal. Salah satu pendukungnya melakukan percobaan secara kimia dengan cara menampung gas Nitrogen Amonia dan gas lain (bahan dasar asam amino) kemudian mengalirinya dengan energy listrik bertegangan tinggi. Percobaan ini menghasilkan asam amino yang merupakan bahan dasar penyusun kehidupan. Percobaan ini dilakukan untuk menggambarkan bahwa asam amino terbentuk karena gas gas di atmosfir terkena sambaran energy listrik dari petir. Kehidupan ini kemudian berkembang atau berevolusi menjadi kehidupan yang lebih kompleks.
Teori ini beranggapan bahwa mahluk hidup berkembang karena terjadinya mutasi genetic sehingga dapat berkembang menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Mahluk hidup pertama kali hidup di air kemudian sebagian berevolusi menyesuaikan diri dengan kehidupan di darat. Mahluk darat ini kemudian berkembang menjadi beraneka ragam bahkan termasuk menjadi manusia. Mutasi genetic menurut teori ini adalah suatu kejadian yang acak(random) atau terjadi secara kebetulan.
Percobaan kimia tentang pembentukan asam amino tidak mungkin terjadi di alam, apa lagi kondisi atmosfir bumi saat itu sangat tidak memungkinkan, asam amino yang terbentuk akan langsung terbakar. Para ahli mengatakan bahwa pada kondisi saat ini saja percobaan itu sangat sulit terjadi di alam bebas, hanya mungkin dilakukan dalam laboratorium.
Mutasi genetic yang dikenal dalam dunia modern tidak ada yang menghasilkan kebaikan, melainkan justru menimbulkan berbagai macam penyakit yang mematikan. Tidak mungkin suatu mutasi genetic yang menurut teori evolusi terjadi secara bertahap dan acak, menyebabkan mahluk hidup berkembang menjadi lebih sempurna. Kejadian menurut teori ini dapat diibaratkan seperti peluru senapan yang ditembakan ke udara dan terbang bebas di angkasa. Segala kemungkinan dapat terjadi dengan peluru ini, menurut teori evolusi, peluru ini setelah waktu yang sangat lama salah satu kemungkinannya adalah dapat berubah menjadi sebuah pesawat jumbo jet. Sangat sulit membayangkan bahwa suatu kehidupan sederhana berkembang menjadi suatu yang sangat kompleks. Kita mungkin ingat bagaimana sulitnya memetakan gen/DNA manusia, butuh waktu lama dan peralatan super canggih. Rasanya tidak mungkin kehidupan sederhana menghasilkan suatu pola genetis seperti DNA yang kemudian menjadi semacam cetakan suatu mahluk hidup, lebih tidak mungkin lagi jika hal itu terjadi karena peristiwa acak
Jika teori evolusi benar maka kehidupan semakin lama akan semakin beragam karena setiap jenis mahluk hidup akan berkembang menjadi jenis lain yang lebih banyak lagi. Fakta yang ada dewasa ini adalah makin banyak mahluk hidup yang punah. Bukti fosil menunjukan bahwa kehidupan jaman purba juga sudah beraneka ragam bahkan fosil yang ditemukan menunjukan kehidupan yang sudah kompleks sudah ada sejak jaman purba. Menurut teori evolusi seharusnya ada suatu tahapan dimana organ mahluk hidup baru berkembang dan belum dapat digunakan, tetapi belum pernah ditemukan fosil dengan criteria ini. Misalnya peralihan kehidupan air ke darat, seharusnya ada suatu masa yang menunjukan bahwa ada mahluk hidup yang berkaki tetapi kakinya belum dapat digunakan karena perubahan menurut teori evolusi terjadi sangat lambat. Untuk organ tubuh lain seharusnya juga ditemukan mahluk hidup dalam proses transisi, tetapi tidak satupun fosil yang ditemukan menunjukan adanya organ transisi.
Teori evolusi mungkin terlihat sangat indah, menggambarkan bahwa kehidupan akan selalu mencari jalan untuk tetap eksis. Dengan kondisi lingkungan apapun kehidupan akan menyesuaikan diri untuk dapat bertahan. Kita mungkin pernah mendengar bahwa beruang kutub beradaptasi dengan lingkungan yang dingin dengan menumbuhkan bulu yang sangat tebal. Unta mempunyai kantong air dipunggungnya. Seharusnya kita yakin bahwa seluruh mahluk hidup diciptakan sudah sesuai dengan waktu dan lingkungannya dan Sang Pencipta selalu mengetahui kebutuhan seluruh mahluk-Nya. Dialah yang menetukan siapa yang harus punah dan siapa yang tetap eksis di alam ini.

Bintang Sirius

Jika kita melihat kearah tenggara, akan terlihat bintang yang paling terang berwarna biru keputihan. Bintang itu sudah dikenal sejak peradaban kuno di Mesir, Cina, dan Yunani. Dalam bahasa Arab bintang itu dikenal sebagai As Syi’ra, sedangkan dalam astronomi modern dikenal sebagai Sirius. Yang unik dari bintang ini adalah cahayanya yang indah dan terang bahkan paling terang jika dibandingkan dengan bintang lainnya. Posisinya dibawah rasi bintang Orion yang dahulu di Jawa disebut waluku yang merupakan penanda musim tanam. Pada waktu-waktu tertentu kita dapat melihatnya walaupun matahari masih belum tenggelam.
Dengan mata telanjang kita akan melihat bintang itu sebagai satu bintang tunggal dengan cahaya biru keputihan tetapi dengan teropong yang canggih dapat dilihat bahwa bintang itu merupakan dua bintang yang berdekatan. Bintang yang terbesar berwarna biru, merupakan bintang yang dapat terlihat dengan mata telanjang, disebut Sirius A. Bintang yang kedua ,Sirius B, merupakan bintang putih berukuran kecil yang hanya dapat dilihat dengan teropong yang canggih. Bintang putih ini merupakan bintang kerdil yaitu bintang berukuran kecil tetapi masanya sangat besar karena hanya terdiri dari netron. Masa bintang kerdil yang seukuran bumi mencapai 200.000 kali masa bumi, juga gravitasinya. Bintang Sirius A dan B berpasangan berputar pada sumbu dengan orbit yang berbentuk bulat telur seperti busur yang berpasangan. Menurut perhitungan yang dibuat oleh Universitas Harvard, Ottawa, dan Leicester, satu putaran bintang ini memakan waktu 49,9 tahun.
Bintang ini disebutkan dalam Al Quran dalam Syurat An Najm dengan nama Syi’ra dalam dua ayat yaitu Ayat ke 49 dan Ayat ke 9. Terjemahan Syurat An Najm ayat 49 adalah “ dan bahwasanya Dialah Tuhan (yang memiliki) bintang Syi’ra” Sedangkan ayat 9 terjemahannya adalah” maka jadilah dia dekat dua ujung busur panah atau lebih dekat (lagi)”
Mungkin dua ayat QS An Najm yaitu 49 dan 9 ini menggambarkan keadaan bintang Sirius yang terdiri dari dua bintang dan mempunyai waktu orbit 49,9 tahun dengan lintasan seperti busur panah yang berpasangan (Wallahualam).

Big Bang

Teori terbentuknya alam semesta yang terkuat adalah teori big bang. Menurut teori ini alam semesta tercipta melalui dentuman besar yang berasal dari suatu materi dengan volume nol dengan kerapatannya tak terhingga. Keadaan sebelum dentuman besar ini disebut singularitas atau mungkin digambarkan sebagai suatu yang tidak ada. Big bang ini menimbulkan materi yang terpancar ke segala penjuru dan menciptakan ruang dan waktu. Mungkin seperti balon, singularitas adalah keadaan dimana belum ada balon (balon belum ditiup) kemudian muncul balon yang tiba-tiba (dalam waktu singkat) membesar dan terus membesar. Seperti analogi balon, alam semesta juga terus mengembang, setiap benda yang ada bergerak saling menjauh.
Materi yang terpancar dari big bang berupa gas yang sangat panas dan menyebar ke segala penjuru. Setelah waktu yang lama materi ini menjadi dingin dan terbentuklah apa yang dikenal sebagai galaksi, bintang, planet nebula dan lain-lainya. Gaya gravitasi membuat planet bergerak mengelilingi bintang, membentuk system yang salah satunya dikenal sebagai Tata Surya (solar system) tempat bumi berada. Galaksi merupakan kumpulan yang terdiri dari milyaran bintang dengan jarak yang sangat jauh dengan galaksi lain. Sebagai efek dari big bang, galalaksi bergerak saling menjauh dengan kecepatan yang sangat tinggi dan semakin cepat. Alam semesta terus mengembang seperti balon yang terus ditiup sehingga jarak setiap titik di permukaannya semakin berjauhan.
Alam tercipta dengan keseimbangan yang sempurna, setiap benda berputar dan bergerak dalam lintasan yang teratur. Seperti proses di bumi, bintang baru ada yang terbentuk, sebagian menyusut, mengembang dan mati. Sebagai kelanjutan dari big bang, alam yang semula panas kemudian menjadi dingin dan akan terus menjadi dingin. Jika seluruh alam sudah menjadi dingin maka proses yang ada di alam akan berakhir termasuk kehidupan di dalamnya. Alam semesta berawal dari ketiadaan menjadi ada dan akan berakhir pada saatnya nanti (wallohualam).